Conoscere le competenze presenti in azienda è fondamentale per affrontare i cambiamenti del mercato, migliorare le prestazioni dei team e pianificare la crescita professionale delle persone. Non è sufficiente, infatti, sapere quali corsi hanno completato i dipendenti: occorre capire quali capacità possiedono realmente, quali devono sviluppare e quanto queste rispondono alle esigenze attuali e future dell’organizzazione.
La gestione delle competenze diventa quindi una componente strategica delle attività di formazione e sviluppo delle risorse umane. Attraverso un processo strutturato di mappatura delle skill e analisi dei gap, le aziende possono individuare le aree di miglioramento, progettare interventi formativi mirati e valorizzare il talento già presente al loro interno.
Per supportare questo processo, Totara ha sviluppato Totara Skills, una soluzione dedicata allo skill management che consente di avere una visione organica delle capacità della forza lavoro, collegandole ai ruoli aziendali, agli obiettivi individuali, alle attività di performance e ai percorsi di carriera.
Perché la gestione delle competenze è strategica per le aziende?
Le competenze richieste dal mondo del lavoro evolvono continuamente. La trasformazione digitale, i cambiamenti organizzativi e l’introduzione di nuove tecnologie modificano le attività quotidiane e rendono necessario un aggiornamento costante delle professionalità.
I dati italiani confermano la rilevanza del problema. Secondo il Sistema Informativo Excelsior di Unioncamere, realizzato in collaborazione con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, nel 2025 è risultato difficile reperire quasi la metà dei profili professionali ricercati dalle imprese (47%). La percentuale ha raggiunto il 50,9% per i laureati e il 57,3% per i diplomati ITS Academy. Si tratta di difficoltà di reperimento sul mercato del lavoro, un fenomeno distinto dai gap formativi del personale già assunto, ma che evidenzia quanto sia importante sviluppare e valorizzare le competenze disponibili all’interno delle organizzazioni.
In questo scenario, investire nella gestione delle competenze permette alle aziende di:
- Allineare le capacità del personale agli obiettivi aziendali, verificando che ogni ruolo possa contare sulle professionalità necessarie.
- Individuare le lacune formative, evitando di proporre corsi generici che non rispondono a esigenze concrete.
- Valorizzare i talenti interni, riconoscendo le competenze già acquisite e individuando nuove opportunità di crescita.
- Favorire la mobilità interna, preparando le persone ad assumere ruoli diversi o maggiori responsabilità.
- Pianificare il fabbisogno futuro, anticipando le competenze che saranno necessarie per affrontare nuove sfide.
La gestione delle competenze, dunque, non riguarda soltanto la formazione, ma contribuisce anche alla pianificazione delle risorse umane e alla crescita dell’intera organizzazione.
Che cosa sono gli skill gap e come si individuano?
Con l’espressione skill gap si indica la distanza tra le competenze effettivamente possedute da una persona, da un team o da un’organizzazione e quelle necessarie per svolgere correttamente un determinato ruolo o raggiungere un obiettivo.
L’analisi dei gap di competenze, o skills gap analysis, permette di individuare questa distanza e trasformarla in un piano di sviluppo concreto.
Per realizzarla è necessario seguire alcune fasi:
1. Definire le competenze richieste
Il primo passaggio consiste nell’individuare le skill necessarie per ciascun ruolo aziendale. Si possono considerare competenze tecniche, digitali, linguistiche, organizzative e trasversali, come la capacità di comunicare, collaborare e risolvere problemi.
2. Valutare le competenze disponibili
Una volta definite le competenze attese, occorre rilevare il livello effettivo delle persone. La valutazione può basarsi su autovalutazioni, osservazioni dei responsabili, verifiche pratiche, esperienze professionali e risultati delle attività svolte.
3. Confrontare competenze richieste e possedute
Il confronto permette di individuare le skill già consolidate e quelle che necessitano di ulteriore sviluppo. È importante considerare anche il livello di padronanza richiesto: conoscere una determinata procedura, ad esempio, non equivale necessariamente a saperla applicare in autonomia.
4. Definire le priorità formative
Non tutti i gap hanno la stessa importanza. Le aziende devono stabilire quali competenze sviluppare prima, considerando gli obiettivi strategici, le esigenze operative, le responsabilità dei diversi ruoli e le possibili criticità.
5. Monitorare i progressi
L’analisi non dovrebbe rimanere un’attività occasionale. Le competenze evolvono nel tempo e devono essere rivalutate per verificare l’efficacia degli interventi formativi e individuare nuove necessità.
Un processo di questo tipo permette di passare da una formazione standardizzata a percorsi di sviluppo professionale costruiti sulle reali esigenze delle persone e dell’azienda.
Totara Skills: una soluzione per la gestione e lo sviluppo delle competenze
Per gestire in modo strutturato le competenze aziendali, Totara mette a disposizione Totara Skills, uno strumento di skill management che collega le capacità delle persone ai requisiti dei ruoli, alle attività formative e agli obiettivi professionali.
La soluzione consente di creare framework di competenze personalizzati, definire scale e livelli di padronanza e assegnare le skill ai singoli utenti oppure a gruppi di persone in base alle posizioni ricoperte.
In questo modo, l’organizzazione può costruire un modello condiviso per descrivere le professionalità necessarie e confrontarle con quelle effettivamente presenti.
Tra le funzionalità più interessanti di Totara Skills troviamo:
Profili individuali delle competenze
Ogni utente dispone di un profilo che raccoglie le competenze assegnate, il livello raggiunto, quello richiesto e lo stato di avanzamento. Sono disponibili anche informazioni relative alle competenze in scadenza o già scadute.
Questa panoramica permette ai dipendenti di comprendere meglio i propri punti di forza e le aree da migliorare, mentre i responsabili possono individuare le necessità formative e organizzare confronti più mirati sullo sviluppo professionale.
Skills assessment e valutazione delle capacità
Totara Skills permette di associare le competenze a differenti modalità di valutazione. Il raggiungimento di una skill può essere collegato al completamento di un corso, all’acquisizione di un’altra competenza oppure a una valutazione manuale effettuata dall’utente o dal responsabile.
Sono inoltre disponibili checklist di valutazione che consentono di suddividere una competenza in criteri specifici e comportamenti osservabili. Questo approccio permette di rendere le verifiche più strutturate e di non basare la valutazione esclusivamente su un giudizio complessivo.
Heatmap per visualizzare i gap di competenze
Una delle funzionalità utili per l’analisi organizzativa è rappresentata dalle skills heatmap, mappe visuali che mostrano la distribuzione delle competenze e dei relativi livelli di padronanza.
Le heatmap permettono di analizzare i dati a livello di organizzazione, gruppi, posizioni e singoli utenti. È possibile individuare rapidamente le aree in cui le competenze sono consolidate, quelle in cui la preparazione è insufficiente e le capacità la cui validità è prossima alla scadenza.
Queste informazioni aiutano i responsabili HR e Learning & Development a individuare le priorità e a concentrare gli investimenti formativi dove sono maggiormente necessari.
Dall’analisi dei gap ai percorsi di sviluppo professionale
Individuare uno skill gap è soltanto il punto di partenza. Il vero valore della gestione delle competenze consiste nella possibilità di trasformare i risultati dell’analisi in opportunità concrete di crescita.
Totara Skills permette di collegare le competenze agli obiettivi individuali e alle attività di sviluppo, creando una relazione tra ciò che una persona deve migliorare e le azioni necessarie per raggiungere il livello desiderato.
Ad esempio, un’azienda potrebbe individuare la necessità di rafforzare le competenze digitali di un gruppo di collaboratori. Dopo aver valutato il livello iniziale, potrebbe definire un percorso che comprenda corsi online, esercitazioni pratiche e verifiche successive. Il completamento delle attività e la valutazione delle competenze permetterebbero di monitorare i progressi e verificare se il gap iniziale è stato effettivamente ridotto.
Utilizzando Totara Skills insieme a Totara Learn, il Learning Management System di Totara, è possibile collegare lo sviluppo delle competenze alle attività formative, rendendo più semplice individuare e proporre opportunità di apprendimento coerenti con le necessità rilevate.
Career path e mobilità interna
Lo sviluppo delle competenze può diventare anche uno strumento per favorire la crescita professionale e la mobilità interna.
Totara Skills mette a disposizione una funzionalità dedicata ai career path, che consente ai dipendenti di esplorare le possibili opportunità di carriera all’interno dell’organizzazione.
La piattaforma confronta le competenze possedute con quelle richieste per una posizione futura, evidenziando quali capacità sono già adeguate e quali devono ancora essere sviluppate. In questo modo, il percorso verso un nuovo ruolo diventa più concreto e può essere accompagnato da obiettivi formativi specifici.
Anche i responsabili aziendali possono beneficiare di queste informazioni per individuare potenziali candidati interni, pianificare percorsi di crescita e supportare il ricambio delle professionalità nei ruoli strategici.
Misurare i risultati dello sviluppo delle competenze
Per capire se un progetto di formazione sta producendo risultati è importante andare oltre il semplice monitoraggio delle iscrizioni e dei corsi completati.
Occorre verificare se le persone hanno effettivamente migliorato le proprie capacità e se questo miglioramento risponde alle necessità dell’organizzazione.
Totara Skills offre strumenti di analisi che permettono di osservare la copertura delle competenze, la presenza di gap, il livello di preparazione dei dipendenti rispetto ai diversi ruoli e il tempo necessario per raggiungere la preparazione richiesta.
Le informazioni possono essere utilizzate per individuare posizioni aziendali esposte a rischi legati alla mancanza di competenze, riconoscere i collaboratori già pronti per nuove responsabilità e comprendere dove sia necessario investire ulteriormente nella formazione.
L’analisi periodica di questi dati consente di migliorare progressivamente i programmi di sviluppo, rendendoli più coerenti con l’evoluzione delle professionalità e degli obiettivi aziendali.
Affidarsi a Totara Skills per valorizzare le competenze aziendali
Una gestione efficace delle competenze richiede un approccio che metta in relazione formazione, valutazione delle capacità e sviluppo professionale. Le tecnologie digitali possono offrire un supporto importante, centralizzando le informazioni e rendendo più semplice trasformarle in decisioni operative.
Con Totara Skills, le aziende possono acquisire una visione più chiara delle competenze presenti nella propria organizzazione, individuare gli skill gap e progettare percorsi di crescita mirati. In combinazione con Totara Learn, la gestione delle competenze può diventare parte integrante di una strategia di formazione online strutturata e continuativa.
Learning Solution affianca le aziende nella scelta e nell’implementazione delle soluzioni più adatte alle proprie esigenze formative e organizzative. Contattateci per una consulenza: vi aiuteremo a individuare le tecnologie e i percorsi di formazione online più efficaci per valorizzare le competenze delle vostre persone.
