Il primo a parlare di “formazione integrata nel flusso di lavoro” è stato Josh Bershin, responsabile HR e Learning Analyst statunitense. Si fa riferimento a una formazione strutturata in unità compatte e agilmente fruibili, che portino le informazioni giuste al momento del bisogno.
Berish descrive un “nuovo paradigma” della formazione aziendale in cui l’acquisizione di conoscenze e competenze è perfettamente integrata nella routine lavorativa. Una mentalità che veda l’apprendimento come colonna portante della vita lavorativa.
Adottare soluzioni pensate per consentire un inserimento agevole della formazione continua nel work-flow significa aumentare la produttività senza stress e alimentare la motivazione del personale. Quando la formazione diventa parte della giornata lavorativa e il suo impatto è ben visibile, le persone sono più appagate e felici di migliorarsi.
Accrescere le proprie competenze ogni giorno, sul lavoro
Spesso la formazione viene percepita come qualcosa che “interrompe” il flusso di lavoro e interferisce con il raggiungimento degli obiettivi. I dipendenti lamentano mancanza di tempo da sacrificare a lunghe sessioni di lezione frontale.
Il training deve essere breve e d’impatto; deve essere visto come un potenziamento delle risorse, non un ostacolo o un investimento a perdere. I contenuti formativi devono supportare i dipendenti nel momento del bisogno.
In altre parole, si tratta di poter accedere in maniera rapida e puntuale a contenuti che supportino il completamento dei compiti durante lo svolgimento degli stessi. Mettere in atto una strategia di questo tipo significa riconoscere che l’apprendimento è un processo organico che ha luogo ogni giorno. Un percorso che deve essere costruito attorno alle metodologie, agli strumenti e ai tempi del lavoro.
Pensiamo ad esempio un agente di vendita che si appresta ad incontrare un potenziale cliente. Ha bisogno di tenere a mente alcuni concetti relativi alla chiusura di accordi. Mentre aspetta il cliente, può facilmente consultare dal proprio dispositivo mobile alcuni moduli di microlearning che riassumono nozioni chiave di negoziazione, oppure può accedere una lista di FAQ – domande frequenti, che gli ricordino come rispondere al meglio alle domande di un cliente esigente.
Perché è importante integrare la formazione continua nel flusso di lavoro?
È la strategia per l’upskilling più efficiente e più apprezzata dai dipendenti
La sfida che incontrano più spesso i lavoratori dipendenti che cercano di acquisire e rafforzare competenze con i metodi tradizionali è quella di riuscire a dedicare del tempo all’apprendimento.
Questa è una delle ragioni principali per le quali le persone preferiscono acquisire informazioni al momento del bisogno. Perché? Perché è nel momento in cui una certa informazione è più importante che le persone sono più motivate a ricercarla e a metabolizzarla: il contesto rende immediatamente evidente l’utilità e l’applicazione reale della nuova nozione e ne facilita la memorizzazione a lungo termine.
Naturalmente questo non è possibile a meno che le fonti trovate al momento della ricerca non siano concise, esaurienti e ben strutturate; ecco perché il microlearning e il concetto di “learning in the flow of work” sono perfetti per essere combinati in maniera sinergica.
Aumenta la produttività
Dover interrompere spesso il proprio flusso di lavoro per mancanza di informazioni importanti rappresenta un grosso ostacolo alla produttività del personale.
Secondo alcuni report del 2021, in media i dipendenti perdono 1,8 ore al giorno cercando informazioni; ricerche più recenti confermano che la maggior parte delle persone utilizza circa il 25% della propria giornata lavorativa in questo modo.
Offrire ai collaboratori delle risorse a supporto delle loro conoscenze e competenze è il modo migliore per riconquistare una buona parte di queste ore perse: l’ideale sarebbe poter disporre di una “knowledge base” aziendale che risolva tempestivamente dubbi e lacune dei lavoratori, senza la dispersione e le distrazioni tipiche dei comuni metodi di ricerca.
Una banca delle competenze per unire con successo formazione continua e routine lavorativa
Pensate a quanto tempo sul lavoro è speso in scambi di e-mail e altra messaggistica allo scopo di reperire informazioni e a quanta conoscenza è raccolta questi scambi di domande e risposte che inevitabilmente si perdono. Pensate poi a quante volte, per gli stessi motivi, ci appoggiamo a servizi come Google o Youtube.
Se la propria azienda avesse a disposizione un “deposito di conoscenze”, uno spazio digitale in cui raccogliere nozioni e competenze tecnico-operative in modo che siano a portata di clic per tutti i dipendenti, informazioni di qualità. Tale è lo scopo delle Digital Academy, sistemi che vanno ben oltre le funzioni di una semplice piattaforma digitale per la formazione aziendale online: sono strumenti completi di raccolta e organizzazione di contenuti, mappatura delle competenze e gestione del patrimonio intellettuale aziendale, ambienti digitali dinamici fatti rispondere alle esigenze di ogni area funzionale dell’impresa.
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